学会・研究会の幹事・役員の皆様へ |
学会等の事務局に余裕がなくなるにつれ、発表会・講演会を会員自らが開催しなければならなくないケースが増えています。発表を募り、予稿集を集め、
参加費を徴収し、予稿集の印刷、名札の準備、領収書の準備など、非常に多くの事務作業が幹事・役員の肩に圧し掛かり、そのほとんどは
ボランティアとしてやらなければなりません。Meeting-WebのWEBソフトは、そのような事務作業から幹事・役員の皆様を解放します。
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参加者登録、参加者名簿管理 |
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学会等のホームページに発表会・講演会のページを作り、その中に発表者・参加者登録の入り口を作ってください。 |
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参加登録は、ユーザーが定めるUser-ID、パスワードに加え、氏名、メールアドレス、所属などを入力することで行います。 |
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User-ID、パスワードを忘れた場合の対処があります。 |
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参加登録データはサーバ内に保存されます。さくらネットを既にお使いの学会・研究会は、参加登録データベースをその中に保存することもできます。
それにより独自に会員データベースを管理できます |
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参加登録データべースの内容は、会員番号、氏名、メールアドレス、勤務先などですが、必要な項目を追加したり不必要な項目を削除したり、目的に合わせたチューニングができます。 |
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参加登録データはユーザー自身が閲覧し変更することができます。 |
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発表者・講演者は、参加登録したのちUser-IDとパスワードの認証でログインし、発表の申し込みを行います。予稿集の原稿はpdf形式でアップロードします。 |
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発表者はログインすると発表内容を確認することができ、必要に応じて予稿集の差し替えや発表の取り下げをすることができます。 |
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参加登録・発表登録したユーザーは、その後、参加費をクレジットカード・コンビニ決済、もしくは、銀行振り込みで支払います。
このときに招待講演者は参加費を無料にするなどもできますし、懇親会費も同様に徴収できます。
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10) |
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参加者・発表者データはcsv形式でダウンロードできます。これを用いて名札や参加者リストなどを作ることができます。印刷が必要な場合は、信頼できる業者を紹介します。 |
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11) |
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申し込まれた発表には通し番号が付けられ、それと関連せてタイトル、発表者(連名)、所属のデータが保存されます。また、予稿ファイルはこの通し番号にファイル名を変えてありますので、
保存されたデータと予稿のファイルをダウンロードすれば、簡単にプログラムと予稿集の原稿を作ることができます。 |
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メール配信機能 |
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参加者登録、発表申し込み、参加費支払い時には、ユーザーに確認用の自動メールが配信されます。
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参加者に事務局から連絡メールをいれることができ、定型の配信メールは保存しておき、必要に応じて呼び出すことができます。 |
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クレジットカード・コンビニ決済機能 |
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参加費・懇親会費の徴収にクレジットカード、コンビニ決済を使えます。 |
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参加費・懇親会費の支払いを受け付けたことを自動メールで会員と事務局に通知します。 |
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3) |
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決算中、決算終了のリストを別々にデータベースとしてサーバー内に作ります。 |
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4) |
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決算が終了し入金が確認された時点で、領収書を会員に自動送信します。 |